公文書（こうぶんしょ）は、政府や官庁、地方公共団体の公務員が職務上作成した文書[1]。対義語は私文書。

2001年（平成13年）4月1日に情報公開法が施行される前は、現用文書（業務上使用している行政文書）については、各大臣が訓令で文書管理規程を定めていて、法律としての決まりはなく、統一的基準はなかった[2] [3]。情報公開法では行政文書の管理について第三十七条に補則として書かれているのみだった[4]。統一的基準はこの頃作られた[5]。また、のちに公文書管理法が作られ、2011年4月1日に施行された。

公文書管理法では管理の対象となる文書を、「行政文書」、「法人文書」、「特定歴史公文書等」に分類し、総称して「公文書等」と定義している[6]。

以下、日本の公文書について述べる。

行政文書

  1. 行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録を含む。）であって、
  2. 当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、
  3. 当該行政機関が保有しているもの

ただし、次のものは除外

  • 官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
  • 特定歴史公文書等
  • 研究所（博物館）その他の施設において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの

公文書管理法には、各省庁は管理規則を設けなければならないと書いている。管理規則は、内閣総理大臣の同意のもと設ける。内閣総理大臣は行政文書の管理に関するガイドラインで具体的な内容を定めている。各省庁は、この基準に従って行政文書の管理規則を設けている。主要な文書については明確に最低保存期間が定められている[7]。各省庁は、あまり重要でない文書の保存期間を一年未満とすることができる。また、期間を延長して保存することもできる。文書管理者は公文書を整理する義務があり、また、保存期間が満了した行政文書ファイル等は、国立公文書館等への移管、または内閣の同意を得た上で廃棄の措置をとるべきことを定められている[8] [9] [10]。ただし、保存期間が一年未満のものは、内閣総理大臣の同意なく廃棄してよい[11]。また、保存期間を一年未満とすることができる文書は、保存期間満了後に速やかに廃棄するよう決められている[12]。 しかし、保存期間が一年未満の行政文書について、国会で政府が「廃棄した」と答弁しても、実際には廃棄されていないことがあり、あとから行政文書が発見されることがある[注釈 1]。

例えば、外務省行政文書管理規則細則（2011年〈平成23年〉4月1日）では、「正本以外の行政文書で正本と内容が同一であるもの（以下「写し」という。原本以外の文書が保存すべき正本として指定されている場合は，原本を含む。）の保存期間は，特段の指定のない限り，1年未満とみなす。」、「保存期間が１年未満である行政文書については，当該文書が行政文書ファイルに編纂されている場合であっても，文書管理者の判断で廃棄することができる。」と決められている[13]。

内閣府は、文書管理者を「各行政機関の課長・参事官・室長など」と書いている。

行政文書ファイル管理簿は、インターネットで公表されている[14]。

情報公開・個人情報保護審査会は、2001年度(平成13年度)（行情）答申第145号で、政府職員などの私的メモや下書きは一般的には行政文書には当たらないが、国政上の重要な事項に係る意思決定が記録されている場合などについては、行政文書になるとしている[15]。

保存期間1年未満の行政文書は行政文書ファイル管理簿に登録されないことがある[13]。

また、職員が行政文書として保存しているものでなくても、会計検査院から提出を求められることがある[16]。

2022年（令和4年）2月10日ごろまで、決裁終了後の決裁文書の修正については規則になかった[17] [18]。 実務上、決裁プロセスにおいては対象となる文書の正本が確定しておらず、決裁完了後に差し替えを行う場合があった。ただし、修正の目的や意図によっては改竄と見做された[19]。

法人文書

  1. 独立行政法人等の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録を含む。）であって、
  2. 当該独立行政法人等の役員又は職員が組織的に用いるものとして、
  3. 当該独立行政法人等が保有しているもの

ただし、次のものは除外

  • 官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
  • 特定歴史公文書等
  • 研究所（博物館）その他の施設において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの

特定歴史公文書等

  1. 行政機関や独立行政法人等から歴史資料として重要な公文書その他の文書に該当するものとして国立公文書館等に移管されたもの
  2. 立法府、司法府から国立公文書館等に移管されたもの
  3. 法人等（1．を除く）又は個人から国立公文書館等に寄贈・寄託されたもの

非現用文書を管理する。

戦前の公文書

明治10年代までは原則すべての文書を保存していたが、内閣制度発足後の1887年頃に各機関で文書の保存年限が定められた。処分済の文書を省内各局課の文書の編纂・保存を所掌する課に送付し、保存年限の別に分類、編綴して保存する制度が確立した[20]。

江戸幕府の文書は新政府に引き継がれ、評定所記録は司法省、寺社奉行所記録等は内務省など、各省ごとに保管された。明治初期には新政府内で利用されていたが、その後非現用となり、東京帝国大学附属図書館で保管されたが（旧幕府引継書）、関東大震災で多くが焼失した。また外務省から大日本古文書編纂資料として貸出され、東京帝国大学附属図書館で保管されていた条約正本の大部分[21]、内務省が保管していた琉球処分の際に日本政府が接収した琉球王国の最高機関である評定所の文書なども、関東大震災で破損、焼失した。

1971年に国立公文書館が設立されたが、当初は太政官・内閣の文書が移管されたほかは歴史資料というべき公文書の移管は進まなかった。長く法的根拠もなく、1999年に行政機関情報公開法の制定、国立公文書館法の制定・改正により、行政に限らず立法・司法を含む国が保管する歴史資料として重要な公文書等を保存し、閲覧に供する等の機関と規定された[20]。しかし移管には内閣府と国の機関との合意を必要としたため、移管は円滑に進まなかった。2009年に公文書管理法が制定され、公文書の作成、整理、保存、廃棄、歴史公文書の保存・国立公文書館等への移管、利用という文書管理のライフサイクルについて統一的に規定された。

各官庁での保存期限が過ぎた文書のうち重要なものは国立公文書館に移管している。関東大震災、戦災などで失われた文書もあり、さらに関東局、南洋庁などの文書は殆ど現存しないとされる[20]。決裁文書が多く、許認可関係、通牒、例規書類なども多く現存する。調査会、審議会の議事録は内閣総理大臣の監督に属するものについては保管されているが、各省庁の監督下のものは現存が少ない。陸海軍や枢密院の一部文書が米軍に接収され、一部は現在も返還されていない。

公文書館に移管された文書でも、個人情報に関する場合は、公開を制限・禁止しているものがある。なお、外交関係の公文書については外務省外交史料館、明治期以来の旧陸 · 海軍関係の公文書については防衛省防衛研究所戦史研究センター史料室、皇室関係の公文書については宮内庁書陵部で、それぞれ所蔵している。

1938年の津山事件について司法省刑事局が1939年にまとめた「津山事件報告書」はスタンフォード大学イースト・アジア図書館に所蔵されているが、同書も接収文書といわれる。

敗戦時の公文書

1945年（昭和20年）8月15日、玉音放送により昭和天皇の終戦の詔勅（ポツダム宣言受諾による日本の降伏）が下ると政府から資料の焼却命令が出され、大量の公文書が焼却された。これは軍機関のみならず、官公庁も対象であった。以後の陸海軍の歴史研究に支障を来す結果となった。

こうした焼却命令の原本は現存しないが、陸軍省の機密電報番号簿には8月15日に「帝国ノ戦争終結ニ関スル件」と同時に、陸軍秘密書類の焼却に関する命令が発信されたことが記載されている。また命令の依命通牒者であった陸軍省高級副官の美山要蔵大佐の証言資料によると、敵国の公文書鹵獲を防ぐ戦時の非常措置として行われたとされる。

当時内務省地方局戦時業務課の事務官だった奥野誠亮（のち衆議院議員）の証言では、8月10日に内閣書記官長の迫水久常から、内務省に対し戦争終結処理方針の取り纏めを要請され、灘尾弘吉内務次官の指令で奥野が各省の官房長を集めた会議を開催した。この会議で奥野は「ポツダム宣言を受諾した場合、戦犯問題が起きるので証拠にされるような公文書は全部焼かせてしまおう」と発言し、会議終了後に文書焼却の指令書を作成した。8月15日の玉音放送終了直後に奥野を含めた4名が全国の地方総監府に文書焼却指令書を直接持参して、焼却の実行を指示したとしている[22]。

一方、鈴木貫太郎内閣の広瀬豊作蔵相は、文書焼却を閣議で決定したと証言している。敗戦後に進駐してくる連合国軍が「相当の仕返しをするだろう」と懸念し、閣僚の所持しているものから軍および各省の書類にまで、大臣から命令を出して焼却するよう通達した、となっている。

加藤聖文の分析では広瀬の証言は中央省庁での文書焼却、奥野の証言は地方庁を含めた内務省系統の文書焼却とも考えられるが、このように焼却命令の決定の主体は明らかでない[22]。

1940年に企画院から各省庁に機密文書の取扱いについて通知され、「軍機文書」「軍用資源秘密文書」「総動員機密文書」「国家機密文書」といった区分がされた。

加藤聖文の調査によると、長野県今井村（現松本市）に保存されていた文書では、1945年8月18日付で松筑地方事務所を通じて「各種機密文書」「物動関係書類」「国力判定ノ基トナル如キ数字アル文書（統計印刷物等）並ニ之等台帳」といった文書の焼却指示が出されている。これらは機密、総動員機密といった区分に該当し、敗戦時に中央省庁で焼却対象とされたのは、これら戦争遂行能力が判断できる4種類の機密文書が主と考えられている。戦争について直結した内容であり、他の文書と区別されて特別な管理がなされていたため、焼却が容易であった[22]。

また陸海軍の文書焼却は、陸海軍から警察署を通じて各市町村の兵事係に指示がされた。しかし電話など口頭での指示であったり、文書の範囲も不明確なことから、多くの資料が残されている例もある。役場の職員が自宅に保管し焼却を免れた例もある。一方で軍事に無関係の文書も焼却されている例もあった[23]。また9月2日の降伏文書調印後も兵事関係文書の焼却は行われていた。

1945年9月3日に陸軍の資料は焼却停止命令がされた[24]。

以降も多くの資料が残ったが、1945年11月～1946年3月にかけて、米陸海軍省共管のWDCが日本の旧陸海軍と関連機関から約45万点の公文書などを接収。その内、日本に返還されたものは約2万点で、現在もほぼ未返還であり米国内に現存と考えられている[25]。また、GHQ-G2が1946年末に旧陸海軍機関から約7万5千～8万点の公文書を接収しているが、現在所在不明である。

その中で当時、陸軍参謀本部支那事変史編纂部長石割平造は「これでは陸軍史は消えて行く」と嘆じ、燃え残った資料をいくらか蒐集し保管した。この焼け残り資料の管理を復員した外山操が引き継ぎ、今日では防衛庁（現：防衛省）戦史室に寄贈され戦史の編纂に使用されている[26]。

1996年4月、自衛隊市ヶ谷駐屯地での尾張藩上屋敷跡の発掘調査中、地下2m付近より焼却されたはずの資料が大量に焼け残った状態で発見された。発掘された史料は、主として参謀本部第3課（編成・動員課）が保管していた文書で編成・動員などに関する御裁可書、編成表、電報綴等が多い。戦史部は「市ヶ谷台史料」と命名し順次修復、公開をしている。

こうした文書焼却は東京裁判などでの証言にも影響したとされる[27][28]。

また太平洋戦争中には、公文書の送達が輸送船の沈没や輸送機の撃墜により不達状態になったり、通信機関が電話・電報の増大により飽和状態になる場合もあった。陸軍大臣官房まとめの1942年度の公文書事故原因調査では、陸軍秘密書類の戦火による喪失の事例が報告されている[24]。1944年には戦局の悪化により、秘密書類の管理に関して、責任者の権限を拡大、秘密書類の破棄手続きの簡素化が、紙資源保護のために不用となった規則や教範などを回収して再利用することも通達されている。

脚注

注釈

  1. ↑ 文書管理者の上司は、保存期間が一年未満の行政文書、あるいは職員が行政文書に当たらないと判断した私的メモなどについては廃棄されているかいないか（存在するかしないか）を知るすべがない

出典

  1. ↑ 『用語集 政治・経済 第3版』2016年9月、上原行雄ほか、95ページ
  2. ↑ 東京大学大学院法学政治学研究科教授 宇賀克也 (2012年2月13日). “日本における公文書管理法の制定と今後の課題” (PDF). 国立公文書館. 2023年5月31日閲覧。
  3. ↑ “公文書管理法施行までの経緯”. 内閣府. 2023年5月31日閲覧。
  4. ↑ “第145回国会　制定法律の一覧 行政機関の保有する情報の公開に関する法律”. 衆議院 (1999年5月14日). 2023年6月1日閲覧。
  5. ↑ “行政文書の管理方策に関するガイドラインについて”. 内閣府 (2000年2月25日). 2023年6月1日閲覧。
  6. ↑ “対象となる文書 公文書管理制度”. 内閣府. 2023年5月27日閲覧。
  7. ↑ “別表　行政文書の最低保存期間基準”. 総務省. 2023年5月27日閲覧。
  8. ↑ “公文書管理制度について” (PDF). 内閣府 (2011年9月8日). 2023年5月27日閲覧。
  9. ↑ “公文書等の管理に関する法律 e-Gov法令検索”. デジタル庁. 2023年5月27日閲覧。
  10. ↑ “行政文書の管理に関するガイドライン” (PDF). 総務省 (2018年1月24日). 2023年5月27日閲覧。
  11. ↑ “第201回国会　衆議院　予算委員会公聴会　第1号　令和2年2月21日”. 国立国会図書館 国会議事録検索システム. 2023年5月31日閲覧。
  12. ↑ “公文書管理の基礎的な留意点” (PDF). 内閣府. 2023年5月31日閲覧。
  13. 1 2 “各府省庁における保存期間１年未満文書の取扱い”. 内閣府 (2017年8月30日). 2023年5月31日閲覧。
  14. ↑ “e-Gov文書管理”. デジタル庁. 2023年5月27日閲覧。
  15. ↑ “行政文書(法人文書)の範囲” (PDF). 内閣府 (2015年10月28日). 2023年5月27日閲覧。
  16. ↑ “「学校法人森友学園に対する国有地の売却等に関する会計検査の結果について」（平成29年11月報告）に係るその後の検査について” (PDF). 会計検査院 (2018年11月22日). 2023年5月27日閲覧。
  17. ↑ 内閣府大臣官房公文書管理課長 (2022年2月10日). “行政文書の管理に関する公文書管理課長通知 3-1 決裁終了後の決裁文書の修正について”. 内閣府. 2023年5月31日閲覧。
  18. ↑ “公文書管理関係法規集” (PDF). 独立行政法人国立公文書館 (2022年4月). 2023年6月4日閲覧。
  19. ↑ “森友学園案件に係る決裁文書の改ざん等に関する調査報告書” (PDF). 財務省 (2018年6月4日). 2023年5月31日閲覧。
  20. 1 2 3 国の機関における公文書の保存について
  21. ↑ “[条約と御署名原本で見る近代日本史 アジア歴史資料センター / Japan Center for Asian Historical Records（JACAR）National Archives of Japan]”. www.jacar.go.jp. 2026年3月10日閲覧。
  22. 1 2 3 敗戦時における公文書焼却の再検討― 機密文書と兵事関係文書 ―
  23. ↑ “終戦直後の公文書大量焼却 国文学研究資料館・加藤聖文准教授に聞く”. 中国新聞ヒロシマ平和メディアセンター. 2026年2月7日閲覧。
  24. 1 2 “アジ歴ニューズレター”. www.jacar.go.jp. 2026年2月7日閲覧。
  25. ↑ “アジ歴ニューズレター”. www.jacar.go.jp. 2026年2月7日閲覧。
  26. ↑ 監修上法快男、編集外山操『陸海軍将官人事総覧』p9
  27. ↑ “隠蔽、廃棄……繰り返されたずさんな扱い 「認証アーキビスト」で公文書管理は変わるのか”. Yahoo!ニュース. 2026年2月7日閲覧。
  28. ↑ 東京裁判では、日本政府は陸軍主導で開戦したと解釈されているが残る資料では、当時外務省と陸軍の対立があり、開戦には陸軍よりも海軍の方が積極的だったとされる。東条英機や廣田弘毅にも影響したという。

関連項目

外部リンク

source: https://ja.wikipedia.org/wiki/公文書